Bộ phận sản xuất nhìn chung không được xem là một bộ phận độc lập mà là một loạt các nhóm chức năng, bao gồm các bộ phận quản lý và tài chính như giám đốc sản xuất, các điều phối viên và trợ lý của họ, các nhân viên kế toán, các trợ lý đạo diễn; đôi khi gồm cả phụ trách trường quay và các trợ lý. Đạo diễn được xem là một thành viên riêng biệt, không thuộc cơ cấu tổ chức của bộ phận này.
Nhà sản xuất tạo ra các điều kiện để sản xuất một bộ phim. Họ khởi xướng, phối hợp, giám sát và quản lý các vấn đề như tìm kiếm nguồn kinh phí, thuê mướn nhân sự chủ chốt và thỏa thuận với các nhà phân phối - đầu ra của bộ phim. Họ tham gia vào tất cả giai đoạn của một dự án làm phim từ lúc bắt đầu đến lúc kết thúc.
Nhà đầu tư là người chi tiền cho dự án làm phim. Có thể có nhiều nhà đầu tư cho một bộ phim, tùy thuộc vào sự sắp xếp tài chính.
Giám đốc sản xuất hay còn gọi là
Giám chế giám sát các khía cạnh vật chất (không phải khía cạnh sáng tạo) của việc sản xuất, bao gồm nhân sự, công nghệ, ngân sách và lịch trình. Trách nhiệm của giám đốc sản xuất là đảm bảo quá trình làm phim diễn ra theo đúng kế hoạch và trong phạm vi ngân sách. Họ cũng quản lý các chi phí hoạt động như tiền lương, chi phí sản xuất, chi phí thuê thiết bị hàng ngày. Giám đốc sản xuất thường hoạt động dưới sự giám sát của
line producer và trực tiếp giám sát việc điều phối sản xuất tại trường quay.
Unit producer đóng vai trò tương tự như giám đốc sản xuất, nhưng lại nằm ở đơn vị thứ cấp. Trong một số đoàn làm phim, unit producer đảm nhiệm vai trò của điều phối viên vận tải.
Các
điều phối sản xuất là các mối quan hệ thông tin của việc sản xuất phim, chịu trách nhiệm tổ chức tất cả các dịch vụ hậu cần như thuê nhân viên, thuê thiết bị.
Giám chế tiền sản xuất chịu trách nhiệm giám sát quá trình chuẩn bị trước khi sản xuất. Trong đó, họ duy trì sự minh bạch của thông tin cũng như các kênh giao tiếp giữa sản xuất, biên tập, bộ phận âm thanh, các công ty thiết bị (như phòng thí nghiệm phim ảnh, CGI studio, cắt âm,…) và các kế toán sản xuất. Mặc dù không giữ vai trò sáng tạo, song, họ đóng vai trò quan trọng trong việc bảo đảm ngân sách của giai đoạn tiền sản xuất và tất cả các thời hạn được đáp ứng. Vì hầu hết ngân sách của một bộ phim được chi trong giai đoạn sản xuất, giai đoạn tiền sản xuất thường có thể đầy khó khăn và thử thách.
Đạo diễn chịu trách nhiệm về khía cạnh sáng tạo của một bộ phim, bao gồm nội dung và mạch phim, chỉ đạo diễn xuất cho các diễn viên, chọn địa điểm quay, quản lý kỹ thuật chi tiết như vị trí của máy quay, việc sử dụng ánh sáng, thời điểm và nội dung nhạc phim... Mặc dù là nhân vật có quyền lực lớn trong đoàn làm phim, nhưng xét về mặt tổ chức, đạo diễn vẫn dưới quyền của nhà sản xuất. Một số đạo diễn, có thể kiêm luôn vai trò nhà sản xuất hoặc đồng sản xuất, vì thế, sự phân biệt giữa hai nhân vật này đôi khi không rõ ràng.
Trợ lý đạo diễn thứ nhất hay
phó đạo diễn (AD 1) hỗ trợ quản lý việc đạo diễn phim. Họ đảm bảo về lịch quay và duy trì một môi trường làm việc mà trong đó, đạo diễn, diễn viên cùng các thành viên khác, có thể yên tâm tập trung vào công việc của họ. Trợ lý đạo diễn giám sát công việc hằng ngày của các diễn viên và lập lịch trình các thiết bị quay phim, kịch bản và dựng cảnh. Nhân vật này cũng có thể chịu trách nhiệm chỉ đạo diễn xuất phần nền cho các đại cảnh hoặc toàn bộ các cảnh tương đối nhỏ, theo chỉ thị của đạo diễn.
Trợ lý đạo diễn thứ hai (AD 2) là trợ lý trưởng của AD 1 và giúp AD 1 thực hiện những nhiệm vụ được giao. AD 2 chịu trách nhiệm việc tạo thời gian biểu chi tiết về lịch quay. Tại Canada và Anh có cấu trúc chức năng AD 3, còn trong hệ thống của Mỹ có hai AD 2.
Trợ lý sản xuất giúp trợ lý đạo diễn thứ nhất với các hoạt động dựng cảnh và cũng hỗ trợ việc văn phòng sản xuất với nhiệm vụ chung.
Người này theo dõi các phần của kịch bản đã được quay và ghi chú lại các sai khác giữa những gì thực sự đã được dựng thành phim và những gì xuất hiện trong kịch bản. Họ làm ghi chú từng shot, theo dõi các đạo cụ, đảm bảo tính liên tục từ shot đến cảnh. Các ghi chú này sẽ được sử dụng trong quá trình chỉnh sửa của các biên tập viên. Người giám sát kịch bản hoạt động rất chặt chẽ với đạo diễn về việc dựng phim.
Trường hợp bộ phim đòi hỏi phải có diễn viên đóng thế, các
điều phối người đóng thế sẽ thu xếp tuyển chọn và quản lý các diễn viên đóng thế. Người này làm việc chặt chẽ với đạo diễn.
- Phụ trách quá trình tuyển diễn viên
Người này phụ trách quá trình tuyển diễn viên (
Tiếng Anh - Casting) bằng cách mời các diễn viên đến thử vai.
